As empresas de guarda externa têm expandido seus serviços visando agregar mais inteligência à gestão documental. Com isto, passaram a se posicionar como empresas de BPO (Business Processe Outsourcing) que significa “Terceirização de Processos”. O acúmulo de documento e a limitação de espaço físico têm incentivado as empresas na contratação deste serviço.

Ao terceirizar a guarda ou o tratamento dos documentos, não podemos considerar o atributo preço como único fator de decisão. O nível dos serviços é um fator fundamental para a seleção do fornecedor.

O nível do serviço é definido entre as partes e deve constar do contrato. Este acordo é conhecido como SLA (Service Level Agreement) que basicamente define o tempo de atendimento da requisição do cliente e suas condições. Por exemplo, no caso de uma guarda externa o SLA define em quanto tempo o fornecedor recupera e entrega o documento para o cliente. Já no caso de uma digitalização garante o tempo da coleta, digitalização e publicação do documento no sistema, a qualidade da imagem (suficiente para leitura, impressão), a indexação correta e o tamanho da mesma (peso do arquivo). Além disso, o SLA pode estabelecer a disponibilidade dos sistemas de busca de documentos (99% do tempo) garantindo o acesso on line aos documentos.

Outro ponto subestimado pelos clientes é estabelecimento das condições para o distrato. Na maioria das vezes as preocupações se restringem a cláusulas de multas e aviso prévio. É importante definir como as caixas com os documentos serão devolvidas, como as imagens digitalizadas serão entregues, como identificar as imagens (indexação) etc..

Como diria aquele velho ditado popular “Mulher/Marido é por um tempo, ex-mulher/marido é para o resto da vida”. Portanto, escolham bem.