O ano de 2016 foi profícuo no âmbito da legislação da área documental. Diversas autoridades emitiram resoluções com respeito a certificação digital e digitalização, mostrando claramente que os documentos físicos originais não são os únicos registros probatórios aceitos legalmente.

No início deste ano entraria em vigor uma Resolução (RDC 302) da Anvisa exigindo que os laudos médicos sejam assinados digitalmente. Em Janeiro a Anvisa publicou a RDC 38 ampliando este prazo em 6 meses. Algumas entidades do setor se manifestaram, solicitando  um prazo maior, dado o esforço logístico para que todos os médicos possuam um Certificado Digital e os sistemas se adaptem a esta nova assinatura.

No final de Março o Banco Central publicou a Resolução 4.474 orientando as instituições financeiras com respeito a digitalização dos registros de operações e atividades dos seus clientes. O BC definiu parâmetros para esta digitalização, autorizando o subsequente descarte dos documentos físicos desde que não haja uma legislação específica definindo um prazo de descarte. Ou seja, não há arbitrariedade por parte da autoridade reguladora, no caso o BC. Se tem outra lei dizendo que você deve guardar o documento por “x” anos, esta lei deve ser respeitada. A vantagem da resolução do BC é que depois deste prazo, é possível aplicar a temporalidade, expurgando o documento sem receio de uma autuação.

No início de Dezembro foi a vez da Receita Federal publicar uma Portaria (Num. 1.674) em linha com o Banco Central, porém aplicável aos processos administrativos fiscais (PAF). Na realidade esta portaria trata da digitalização e descarte feitos pela RF e não pelo contribuinte. Porém, se o processo é válido para a RF como impedir que o seu contribuinte utilize o mesmo procedimento?

Por último, ontem (13/12), foi aprovado no Senado o PLS 146/2007 com algumas observações. Este projeto trata da digitalização de documentos físicos com autorização para o descarte das matrizes físicas originais. Diversas interpelações foram feitas inclusive com respeito à Lei 12.682/2012, que veta o descarte do físico. Porém no entendimento do relator, o substitutivo proposto visa aperfeiçoar a própria Lei 12.682, uma vez que define a desmaterialização dos processos já aplicada pelo próprio poder judiciário. Este projeto deverá submetido à votação das 2 casas legislativas (Câmara e Senado) , seguido pela sanção da  Presidência da República. Pela data (2007) verificamos que este projeto é antigo e que ainda deverá receber muitas críticas das entidades do setor (Conarq especialmente). Mas fica claro a disposição das autoridades em conferir valor de prova aos documentos digitalizados.

Este é um dos impactos da crise econômica e a necessidade de reduzir custo com armazenamento e transporte de documentos.