A Microsoft tem lançado uma série de novidades para estimular seus usuários a migrarem suas licenças para a versão on line (denominada 365). Visa com isto reduzir o custo de distribuição e aumentar o controle de licenças, eliminando o risco de cópias piratas.

Porém os usuários muitas vezes ficam confusos e, sem entender muito bem os benefícios de cada “novidade”, adiam a decisão de mudança.

O OneDrive é um repositório na Nuvem que permite sincronizar seus arquivos profissionais com o seu computador pessoal por exemplo. Similar ao Dropbox. Ao adquirir uma licença do Office 365 o usuário recebe automaticamente um espaço de 1 Terabyte para armazenar seus arquivos na Nuvem.

Este espaço pode ser utilizado para:

  • Compartilhar arquivos pesados impossíveis de serem enviados por e-mail. O autor define se o arquivo pode ser editado ou apenas visualizado pelo usuário destino. O importante é que as edições feitas pelo usuário destino são salvas, mas o remetente (autor do documento) mantém a versão original do arquivo. Vale ressaltar que o usuário destino não necessita ter uma licença do Office 365, uma vez que ele só terá acesso a este documento.
  • Utilizar os recursos do Office 365 (word, excel ou powerpoint on line) em um computador que não tenha estes sistemas instalados.
  • Acessar documentos remotamente sem a necessidade de enviar por e-mail.
  • Manter uma cópia segura dos seus documentos, caso haja algum incidente/roubo com o seu notebook.

Com o Office 365 o usuário também tem direito ao OneNote que é outro repositório na nuvem. O objetivo do OneNote é ser um caderno on line com diversas abas (matérias). Desta forma, é mais indicado para uso pessoal. Porém o OneNote oferece muitos recursos interessantes para elaborar anotações de reuniões ou até mesmo uma ata formal ao importar automaticamente os participantes de um agendamento.

Vale ressaltar que o OneNote não criar arquivos, ou seja, funciona como páginas de um caderno onde o conteúdo é incrementado continuamente. Sendo assim, não há controle de versões e nem é possível compartilhar uma parte do seu conteúdo. Ao decidir compartilhar o seu OneNote você estará dando acesso a todas as suas anotações.

É fundamental que antes de adotar estes repositórios o usuário tenha em mente o objetivo de cada um deles, evitando a duplicidade de arquivos, a perda de tempo na busca da informação e o compartilhamento indevido de informações.