Algumas empresas têm buscado no GED uma maneira de reduzir as impressões. A suspeita de que ao converter alguns documentos para o formato eletrônico a impressão deixa de ser necessária, é falsa! A impressão segue sendo utilizada para a leitura de documentos com várias páginas. Isto sem falar na portabilidade do material. A impressão permite a leitura no transporte, em casa, no avião etc..

 Não é um GED que irá auxiliar no controle da impressão, mas o outsourcing deste serviço.   Ao terceirizar o parque de impressoras da organização, a empresa reduz o custo de manutenção dos equipamentos, além de ganhar o controle do serviço. Os relatórios detalhados com o volume de impressão por departamento, por tipo de impressão, discriminando inclusive o nome do arquivo impresso, oferecem um controle eficiente das impressões.

O GED tem por característica o controle de acesso por questões de segurança. Ou seja, define quem pode acessar o documento. O controle de cópias, outro atributo do GED, tem como objetivo identificar a data e versão do material impresso. Este atributo é explorado em documentos que sofrem revisões com certa freqüência, tais como: modelo de proposta, contratos, instruções de trabalho, normas e procedimentos etc.. A cópia controlada é viabilizada por meio de marca d´água, ou seja, um selo impresso na folha com a data da impressão e o número da versão.