Na maior parte dos projetos de implantação de sistemas de GED/ECM que participei o desejo mais frequente dos usuários era o excesso de indexação. Os usuários ao escolher os principais metadados das imagens ou documentos elencavam uma série de atributos utilizados raramente na recuperação da informação.

Por exemplo, ao armazenar documentos financeiros (guias de recolhimento, comprovantes de pagamento, NF etc.) os indexadores mais úteis são: data da liquidação, tipo de documento, parte, contraparte e ID da transação no ERP. Ou seja, 5 indexadores. Na realidade apenas o ID do ERP já seria suficiente para recuperar o documento. No entanto, os demais indexadores servem para filtrar a informação no caso de uma auditoria/fiscalização exigir estas imagens.

Porém, é comum os usuários pedirem: data do vencimento, valor do pagamento, se foi em cheque, boleto, TED etc. Todas estas informações já estão no ERP sendo dispensáveis num repositório de imagens.

Esta é uma grande lição aprendida, os usuários enxergam um GED/ECM como um sistema de informação gerencial (MIS), no exemplo acima papel cumprido pelo ERP.

Esta mesma situação encontramos em arquivos jurídicos, onde os advogados, pedem para indexar: autor, reú, ação, processo eletrônico ou digital, número do processo, Vara etc.. Estas informações devem estar em um sistema de gestão de processo, o repositório de imagem deve apresentar apenas os metadados necessários para uma recuperação eficiente.

Temos que ter em mente que poucos indexadores implicam em mais produtividade e menos erros.