O MEC publicou em 21 de dezembro de 2017 a Portaria nº 22 que discrimina uma série de procedimentos de tratamento e guarda dos acervos acadêmicos. A referida portaria normatiza o Decreto 9.235/2017.

O mais relevante da portaria diz respeito à digitalização do acervo acadêmico. Além de indicar o prazo de 2 anos para que as Instituições de Ensino Superior (IES) digitalizem todo seu acervo acadêmico, o artigo 43 indica o uso de sistema especialista em gestão eletrônica de documentos (GED) para o armazenamento destas imagens.

Estranhamos o parágrafo 3º artigo 36 da portaria que define que “§3º Os documentos em meio físico e em meio digital deverão estar disponíveis no endereço para o qual a IES foi credenciada.”  Não entendemos muito bem se ‘estar disponível’ significa poder acessar os arquivos digitalizados ou se o armazenamento das imagens deve ser no mesmo endereço da instituição. Isto inviabilizaria o uso de serviços na nuvem.

O entendimento fica ainda mais confuso ao ler o artigo seguinte “Art. 37. Após o descredenciamento, ou após a conclusão do curso pelos estudantes ou sua transferência, a instituição e sua mantenedora, por meio de seus representantes legais, terão prazo de até 6 (seis) meses para a emissão de todos os documentos acadêmicos, o registro, quando for o caso, e a entrega aos egressos. Parágrafo único. Em qualquer caso, o representante legal deve manter atualizadas junto ao MEC as informações sobre a localização do acervo e quanto à responsabilidade pela emissão de documentos.”

Esta leitura dá margem a pensar que a cada turma formada, caso o prontuario do aluno seja enviado para uma guarda terceirizada, o MEC deve ser informado? Como fazer isto em casos individuais?

Vale ressaltar que em nenhum momento o MEC autoriza a destruição da matriz original dos documentos (físico). Inclusive pelo Artigo 44 entendemos que a documentação digitalizada será um suporte adicional.

Confira a portaria!