Tenho encontrado diversas empresas que compram ferramentas de ECM – Enterprise Content Management – as quais não conhecem seus atributos. Por exemplo, investem expressivos recursos em GED quando na realidade necessitam de um sistema de digitalização. Pior! Tenho conversado com canais de venda que representam grandes marcas estrangeiras e que também desconhecem como e para que essas ferramentas são utilizadas. Querem tratar documento como um dado a ser gravado em banco de dados. Desconfio que o grande motivo desses enganos (compra/venda inadequada) seja o desconhecimento a respeito de requisitos de gestão documental e a visão estreita com respeito às tendências de gestão de conteúdo.

Pensar numa solução de ECM com uma perenidade mínima de 10 anos, não pode desprezar o impacto das redes sociais. Esta nova forma de troca de informação / conhecimento fez com que o conteúdo básico evoluísse do texto passando a agregar vídeo, áudio e várias outras formas de mídia social. Portanto a solução tem que estar preparada para isto.

Além do tipo de conteúdo, como tratá-lo é outro requisito fundamental; quais os eventos transacionais necessários (captura, workflow, BPM etc.); que tipo de tracking ou trilha de auditoria é importante para garantir a segurança; que tipo de aplicação deve ser suportada pela plataforma (mobile device) etc..

Para isto é importante entender as regras de negócio e os casos de uso. Sendo assim, se a área de TI e os usuários não se comunicarem, as empresas continuaram investindo vultosas somas de recursos em suporte e customizações com baixa aderência aos processos de negócios.