Em evento realizado no último dia 20 em São Paulo sobre a Portaria do MEC nº 315, o debate se concentrou na digitalização do Acervo Acadêmico. Praticamente não se falou da exigência da implantação de um GED, como solução para o armazenamento e preservação dos documentos. Todas as soluções apresentadas focavam a Secretaria Digital.

Com poucas certezas e ainda muitas dúvidas, os pontos em destaques foram:

  • Pesquisa apresentada pela empresa SML sobre serviços digitais indica que 48% dos alunos sentem falta da disponibilidade de informações e documentação online. Esta mesma pesquisa apontou que apenas 3% gostariam de ter mais conteúdo das aulas online.
  • Outro fornecedor comentou que 1/3 das solicitações a Secretária Geral dizem respeito à documentação (basicamente 2ª via, cópia de documentos etc.).
  • O segmento de educação resume a atividade de Compliance ao controle de acesso e rastreamento dos usuários (logs dos sistemas). Não há uma área responsável pelo tratamento da documentação em conformidade com a regulamentação a qual a instituição está submetida.
  • As maiores oportunidades da transformação digital estão no uso de RPA (robôs) para automação de tarefas repetitivas (inserção/busca de dados em sistemas) e a exploração da inteligência artificial como ação preditiva para reduzir a evasão de alunos.
  • A Transformação Digital encontra uma barreira no próprio corpo docente que se sente ameaçado e/ou intimidado.
  • As instituições presentes pensam em tratar todo o acervo acadêmico da mesma forma. Independente das características da documentação (atividade meio ou fim).
  • Foi unânime o entendimento da necessidade de rever os processos e de mudar a cultura dos colaboradores, antes de adotar os procedimentos sugeridos pelo MEC.

Confira aqui a Portaria MEC nº 315.

Saiba mais sobre a exigência do GED.