Quem já não ouviu esta frase. Pois é, esta é a realidade quando em meio a uma crise gastamos dinheiro com despesas desnecessárias. A permanência da crise traz uma lupa para cada gasto. Em um primeiro momento contratos foram renegociados e supérfluos foram cortados. A 2ª onda do arrocho trouxe a necessidade de reduzir a mão de obra, adequando a uma demanda mais baixa. Agora, os empresários estão investigando cada despesa por menor que seja.

Ao examinar cada linha da planilha de gasto mensal, chega-se ao arquivo inativo. E aí começam as dúvidas. Preciso guardar todos estes documentos? Qual a frequência que busco documentos na guarda externa? Não posso eliminar as caixas mais antigas? O que a lei exige manter?

Para uma empresa ter uma política de gestão documental eficiente, que evite o armazenamento de documentos redundantes e de menor importância, é fundamental que determinados procedimentos sejam adotados. Esta política começa com a definição do que deve ser mantido e por quanto tempo. Esta ferramenta é conhecida como TTD – Tabela de Temporalidade Documental.

Após vencer todo o desafio de pesquisa e estabelecer o prazo de guarda dos documentos, tem outra parte que o descarte. Ou seja, aplicar esta TTD eliminando os documentos passíveis de descarte legal. Se estes documentos não estiverem “arranjados” de uma forma eficiente, este descarte é inviável, Imagina abrir cada caixa para retirar um ou outro documento. Antes de arquivar os documentos devem ser organizados de uma forma que facilite este expurgo.

Entendendo esta questão que o CTDOC – Centro de Treinamento em Documentação – elaborou o treinamento “Arquivo Inativo – como controlar o seu crescimento”. Com 8 horas de duração, o programa abrange desde o panorama das empresas de guarda externa, passando pelo entendimento do ciclo de vida do documento, a elaboração da TTD, até o arranjo e tamanho das caixas.

Para saber mais visite www.ctdoc.com.br.