É indiscutível a eficácia da Tabela de Temporalidade Documental (TTD) como uma ferramenta para controlar o crescimento do custo de manutenção do arquivo inativo. Porém elaborar uma TTD demanda um trabalho exaustivo de pesquisa.

Antes de iniciar qualquer pesquisa é necessário entender a função do documento, conhecer os órgãos reguladores que a empresa está submetida, saber da história da empresa e verificar o seu padrão de consulta.  Conforme estas características o documento pode ter o seu prazo aumentado, independente do prazo de guarda definido na Lei.

O embasamento legal é fundamental para dar segurança ao descarte. Acontece que grande parte das leis não apresenta um artigo objetivo quanto ao tratamento dos documentos. Na maioria das vezes a lei é omissa. Sendo assim, é necessário utilizar outras Leis para entender quando o registro documentado deixa de ser útil. Desta forma, é imprescindível envolver o departamento jurídico da empresa nesta pesquisa para auxiliar na interpretação da exigência do documento.

Um alerta importante diz respeito a utilizar TTDs prontas disponíveis na internet. A maioria destas tabelas é de órgão público que possui características muito diferente de uma empresa privada.

Outra armadilha na internet são listas de documentos com prazos de descarte, publicadas na web por consultorias ou empresas de contabilidade. Não há como assegurar se estes prazos estão atualizados. Infelizmente no Brasil a legislação é bastante volátil, com portarias revogando artigos ou decretos alterando leis. Cuidado, caso você utilize estas informações confirme a data da última atualização.

Veja alguns exemplos dados neste vídeo https://www.youtube.com/watch?v=1YR5v3XN9HM&t=25s