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Atualmente muitos processos de negócios incluem o envio de documentos por e-mail. Carregar estes documentos no GED/ECM no padrão estabelecido para a digitalização é um desafio. Além do peso do arquivo, o formato (JPG,Word, PNG etc.) muitas vezes restringe o seu tratamento no GED/ECM. As alternativas são:

  • Renomear o arquivo – altera apenas a legenda do arquivo com os atributos básicos e publica o documento no sistema. Neste caso, a busca do documento ficará restrita ao nome do arquivo, inviabilizando a pesquisa por filtro. Outro ponto importante é que dependendo do formato do arquivo não é possível passar o OCR tornando o conteúdo do documento pesquisável.
  • Importar a imagem para um scanner – muitos equipamentos possuem este artifício permitindo fazer a indexação padrão e a carga no sistema. Esta alternativa é restrita a arquivos em PDF, ou seja, será necessário converter as imagens para este formato.  Outro inconveniente é o peso da imagem que geralmente excede o tamanho da captura convencional.
  • Imprimir e digitalizar – apesar de trabalhoso é a única forma de manter o padrão dos demais documentos.

Já existem sistemas integrados ao Outlook que permitem salvar e indexar automaticamente e-mails com arquivos anexados. Esta parece ser uma tendência da nova geração de GED/ECM.

Veja também O desafio de organizar e-mails