A Secretria da Fazenda divulgou que a partir de julho as NF-e referentes a mercadorias devem apresentar o número referente ao código de barras. Segundo a Secretaria esta medida visa rastrear as mercadorias.

Ainda é tímido o número de empresas que aproveitam deste recurso para rastrear os documentos.  Gerar um código de barras a partir dos indexadores, além de reduzir sua digitação para apenas 1 vez, oferece a possibilidade de rastrear o documento dando maior segurança à gestão dos arquivos.

Uma simples etiqueta adesivada com um código de barra em uma pasta facilita de sobremaneira as atividades de controle de empréstimo e devolução. Basta utilizar um leitor para reconhecer o documento e indicar o seu status de movimentação.  Outro benefício diz respeito a localização precisa na guarda externa. Ao inserir o dossiê/pasta na caixa da empresa de guarda externa o técnico deve “pistolar” o código de barra da caixa e “pistolar” as pastas. Este procedimento pode alimentar tanto o sistema da guarda externa como o próprio sistema corporativo de gestão do arquivo. Tudo isto sem digitar nada, ou melhor, sem possibilidade de erro de digitação.

O código de barra tem outras aplicabilidades, porém esta reduz de sobremaneira os problemas de localização de documentos – responsável por grande parte do tempo dispendido dos arquivistas.