A digitalização tem despertado grande interesse das organizações que necessitam liberar o espaço “físico” que os arquivos ocupam. O fato de “sumir” com os documentos físicos gera uma falsa sensação de que se eliminou o custo de armazenamento.

 Recente pesquisa da Symantec divulgada no início do mês de agosto de 2010 aponta que a retenção indefinida de dados resulta em enorme desperdício de recursos com espaço de armazenamento digital, recursos de TI e back ups. A pesquisa foi aplicada em 26 países com a participação de 1.680 executivos de TI. Este universo acredita que 25% dos dados armazenados pelas organizações são desnecessários.

 O ideal seria que as organizações estabelecessem uma política de retenção prevendo o descarte das informações. No entanto, menos de 46% das empresas pesquisadas têm esta prática. O mais assombroso é que uma das justificativas citadas para o não estabelecimento desta política é a ausência de um responsável.

 Esta pesquisa nos oferece 02 lições importantes: a digitalização deve ser justificada consoante a utilidade do documento e deve ser estabelecido o período de retenção. Ou seja, os gestores se esquecem de analisar e planejar a preservação digital.

 Como sempre a tecnologia vem facilitar o trabalho do seu humano. O Sharepoint 2010 – plataforma de colaboração da Microsoft – permite que se estabeleça uma regra estipulando um período “x” de tempo que caso o documento não tenha nenhum acesso ele seja transferido para uma base inativa para análise do descarte definitivo. Podemos dizer que esta é a regra da utilidade. Um documento corporativo (relatórios, planilhas, apresentações etc.) que não tenha sido acessado em 24 meses pode ter sua utilidade questionada.

 A preservação está na moda e a moda depende do estilo do usuário.