Muitos interessados em transformar seus arquivos físicos em digitais esquecem de destinar um tempo para a preparação dos documentos. Com isto, surpreendidos com este tempo, os cronogramas dos projetos se estendem e os prazos não são cumpridos.

A preparação dos documentos consiste em:

(1) soltar as folhas – removendo grampos, clips, durex, post it e tudo aquilo que possa obstruir o scanner;

(2) esticar as folhas – desfazendo dobraduras e tornando a superfície o mais plana possível;

(3) ordenar as folhas de forma que elas estejam na sequência definida no projeto e

(4) separá-las com uma folha de rosto que indique sua indexação.

A folha de rosto auxilia no momento de formar os dossiês (PDF multipáginas) fazendo com que a pessoa responsável pela indexação identifique visualmente quantas páginas irá compor o documento final. Além disso, caso a indexação seja manual, esta folha agiliza o processo exigindo apenas o cuidado com a digitação.

O preenchimento da folha de indexação deve ser feito na preparação por um técnico conhecedor do documento capturando as informações muitas vezes espalhada no documento. Esta preparação irá transformar a captura numa linha de produção, onde as fases podem ser feitas em momentos distintos por diferentes pessoas. Com isto, é possível formar uma equipe mais especializada onde o preparador é o técnico em documentação; o responsável pela digitalização tenha um conhecimento mais detalhado do equipamento e o indexador tenha a habilidade de um digitador.

A preparação permite ainda antecipar dúvidas, minimizando o tempo onde os documentos ficam pendentes aguardando definições de tratamento pelos usuários finais.