Ao longo dos diversos projetos que participei tive a oportunidade de encontrar distintas ferramentas para a gestão e o tratamento documental. Desde sistemas mais simples até plataformas de desenvolvimento: Capture Pro, Teleform, Read Soft, MS Sharepoint, Open Text, Autonomy etc. A grande diferença que torna o sistema eficaz e útil para os seus usuários é o planejamento do uso e a configuração adequada à diversidade de conteúdo que terá que administrar e/ou tratar.

Entender os atributos da ferramenta e como eles funcionam; investigar a forma de uso e os hábitos dos operadores, assim como conhecer o tipo de conteúdo a ser gerido são fundamentais para que um sistema de gestão de conteúdo seja eficaz.

Não adianta investir milhares de reais confiando que uma renomada ferramenta, sozinha, irá resolver os problemas de gestão documental. O planejamento é etapa fundamental no processo.

É como diria os americanos GIGO – garbage in, garbage out!