Muitos problemas com a guarda externa se devem a falta de planejamento ao terceirizar a custódia dos documentos corporativos. É comum que a escolha pela empresa de guarda seja tomada com base no custo unitário de armazenamento da caixa. O resultado é insatisfação quanto ao nível de serviço e problemas com cobrança devido a valores desconhecidos.

Confira 7 dicas que facilitam a gestão dos documentos em uma guarda externa.

  1. Desenvolva um plano de classificação que permita distribuir os documentos por área de responsabilidade e facilite a identificação do conteúdo.
  2. Organize o conteúdo das caixas de forma que agilize a recuperação dos documentos. Não separe documentos que em uma fiscalização devem ser apresentados conjuntamente.
  3. Exija um sistema de gerenciamento que permita rastrear a caixa. Qual o status? elas estão emprestadas? falta confirmar sua entrega? quem retirou a caixa?
  4. Dê preferência a sistemas onde o próprio cliente classifica as caixas. A guarda externa deve conferir e confirmar sua implantação.
  5. Solicite relatórios periódicos conferindo seu inventário. Arquive estes relatórios.
  6. Guarde suas ordens de serviço para conferir com as faturas mensais.
  7. Centralize a interface com a guarda externa. É mais fácil controlar os serviços.

Atendendo à estes pontos, você será cliente de uma guarda externa e não refém.